Wie richte ich den E-Mail-Versand für Lohnabrechnungen in eezytool ein?

Zusammenfassung: Erfahren Sie, wie Sie Ihren E-Mail-Server in eezytool konfigurieren, um den digitalen und manuellen Versand von Lohnabrechnungen sowie HR-Dokumenten an Ihre Mitarbeitenden zu ermöglichen.

Diese Funktion zur Digitalisierung steht eezytool-Kunden zur Verfügung, die eezySalary abonniert haben oder das eezytool Premium-Paket nutzen (welches eezytool Professional, eezySalary und eezyTime beinhaltet).

Durch die Konfiguration des E-Mail-Versands können Sie Lohnabrechnungen sowie Arbeitszeitnachweise digital und manuell versenden, wodurch der traditionelle Papierversand abgelöst wird.

Schritt 1: Zugriff auf die E-Mail-Einstellungen

Konfiguration > Mail > Einstellungen

1. Öffnen Sie eezytool.
2. Klicken Sie in der oberen Menüleiste auf Konfiguration.
3. Bewegen Sie den Mauszeiger auf Mail und klicken Sie anschliessend auf Einstellungen.
   

Schritt 2: Profil « Lohn- und Personalwesen » konfigurieren

Ein Konfigurationsfenster öffnet sich.

📋 Bevor Sie beginnen: Die IT-Check-Liste

Da die E-Mail-Einstellungen von der Infrastruktur Ihres Unternehmens abhängen, empfehlen wir Ihnen, sich vorab an Ihre IT-Abteilung (Informatikdienst) oder Ihren E-Mail-Provider zu wenden, um die folgenden 4 Kernelemente zu erhalten:

• Die Absender-E-Mail-Adresse (z. B. rh@ihrunternehmen.ch)
• Den Postausgangsserver (SMTP) und den dazugehörigen Port (z. B. smtp.office365.com, Port 587 oder 465)
• Die Kontodaten (Benutzername und Passwort des E-Mail-Postfachs)
• Den erforderlichen Verschlüsselungstyp (z. B. SSL/TLS oder STARTTLS)

Sobald Ihnen diese Informationen vorliegen, nehmen Sie die folgenden Einstellungen im eezytool-Fenster vor:

1. Profil: Wählen Sie im Dropdown-Menü Lohn- und Personalwesen aus.
   
2. Versand aktivieren: Aktivieren Sie das Kontrollkästchen E-Mail-Versand aktivieren.
   
3. Ausgangsserver-Daten ausfüllen: Tragen Sie die von Ihrer IT-Abteilung bereitgestellten Angaben ein:
   o Absender: E-Mail-Adresse des Absenders (z. B. hr@ihrunternehmen.ch).
   o Kopie an (CC): Optional (kann leer bleiben).
   o BCC: Optional (kann leer bleiben).
   o Postausgangsserver: Postausgangsserver (SMTP) und den dazugehörigen Port.
   o Kontoname: Benutzername bzw. E-Mail-Kennung.
   o Passwort: Passwort des E-Mail-Kontos.
   o Verschlüsselungstyp: Wählen Sie den von Ihrer IT empfohlenen Verschlüsselungstyp (z. B. SSL/TLS).
   

ℹ️ Hinweis: Falls Ihnen diese technischen Informationen nicht vorliegen, wenden Sie sich bitte an Ihre interne IT-Abteilung oder Ihren Netzwerkadministrator.

Schritt 3: Speichern und Testen der Konfiguration

1. Klicken Sie auf das grüne Häkchen unten rechts, um Ihre Änderungen zu speichern.
   
2. Führen Sie einen Testversand durch, indem Sie eine Test-Lohnabrechnung generieren und prüfen, ob die Nachricht korrekt beim Empfänger ankommt.

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