Schluss mit Papier: Wie Sie Lohnabrechnungen und Arbeitszeitnachweise in eezytool per E-Mail versenden

Die administrative Lohnbuchhaltung im Unternehmen kann schnell zeitaufwendig werden: Drucken der Abrechnungen, Kuvertierung, Portokosten und Postversand… Monatsende für Monatsende belastet dieser traditionelle Prozess die Zeit der HR-Teams und den ökologischen Fussabdruck des Unternehmens.

Um diese Verwaltung zu vereinfachen und gleichzeitig maximale Vertraulichkeit zu gewährleisten, ermöglicht eezytool die digitalisierte Übermittlung von Lohnabrechnungen sowie dazugehörigen Dokumenten (wie Arbeitszeitnachweisen) über ein sicheres Zugangslink-System.

In diesem Beitrag erfahren Sie die Vorteile dieser modernen Digitalisierung und wie Sie diesen Prozess in Ihrem Unternehmen umsetzen.

Warum auf den digitalen Versand von Lohnabrechnungen umsteigen?

Die Umstellung Ihrer Versandgewohnheiten auf ein zu 100 % digitales Format bringt unmittelbare Vorteile für Ihre HR-Prozesse:

• Enorme Zeitersparnis: Schluss mit der Papierlogistik. Mit wenigen Klicks werden Ihre Lohnabrechnungen an Ihre Mitarbeitenden übermittelt.

• Maximale Vertraulichkeit und Datenschutz: Sensible Lohndaten sollten niemals als unverschlüsselte E-Mail-Anhänge versendet werden. eezytool verschickt stattdessen einen sicheren Zugangslink per E-Mail, über den die Dokumente geschützt bereitgestellt werden.

• Ganzheitliche und zentralisierte Übersicht: Wenn Sie das Modul eezyTime nutzen (enthalten im Paket eezytool Premium), können Sie die geleisteten Arbeitszeiten ganz einfach den in eezySalary erstellten Lohnabrechnungen beifügen.

• Moderner und umweltfreundlicher Ansatz: Sie reduzieren den Papierverbrauch drastisch und bieten Ihren Angestellten ein sicheres und modernes Nutzererlebnis, das perfekt zum mobilen oder hybriden Arbeiten passt.

• Vollständige und einheitliche Kontrolle: Keine lästigen Wechsel mehr zwischen verschiedenen Programmen. Alles läuft direkt über eezytool: Sie prüfen dort die Arbeitszeiten, verwalten Absenzen, kontrollieren die Lohnabrechnungen und können sogar die Lohnzahlungen abwickeln. Sie lösen den Versand der Dokumente ganz beruhigt aus und behalten bei jedem Schritt die volle Kontrolle, ohne Ihre HR-Plattform zu verlassen.

Wie funktioniert das in eezytool?

Die Digitalisierung in eezytool gliedert sich in zwei grosse Schritte: die einmalige Grundeinrichtung Ihres E-Mail-Postfachs und den monatlichen Versandprozess.

1. Die technische Konfiguration vorab

Bevor Sie Ihre erste Abrechnung per E-Mail versenden können, müssen Sie die Daten Ihres E-Mail-Servers in eezytool hinterlegen.

💡 Der Praxistipp: Diese Informationen hängen von der IT-Infrastruktur Ihres Unternehmens ab. Wir empfehlen Ihnen, sich im Vorfeld an Ihre IT-Abteilung oder Ihren E-Mail-Provider zu wenden, um die erforderlichen SMTP-Zugangsdaten zu erhalten.

👉 Müssen Sie Ihr Konto einrichten? Lesen Sie unsere Schritt-für-Schritt-Anleitung:

Anleitung: Wie richte ich den E-Mail-Versand für Lohnabrechnungen in eezytool ein?

2. Der Versand der Lohnabrechnungen beim Monatsabschluss

Sobald Ihr E-Mail-Postfach eingerichtet ist, erfolgt der Versand der Abrechnungen und Arbeitszeitnachweise direkt aus dem Lohnmodul im Rahmen des jeweiligen Monatsabschlusses:

1. Sie prüfen im Vorfeld, ob die E-Mail-Adresse jedes Mitarbeiters in dessen Stammdaten korrekt hinterlegt ist.

2. Sie generieren Ihre Lohnabrechnungen wie gewohnt.

3. Sie wählen die Empfänger aus (einzeln oder als Sammelversand) und bestätigen den Versand.

🔒 Auf Seiten der Mitarbeitenden (eezyDMS) : Ihre Angestellten erhalten eine Benachrichtigung mit einer Schaltfläche zum sicheren Herunterladen. Nach einer kurzen Authentifizierung auf der Plattform eezyDMS können sie ihre Lohnabrechnung und ihren Arbeitszeitnachweis jederzeit als PDF-Datei herunterladen.

👉 Benötigen Ihre Mitarbeitenden eine Hilfestellung für die erste Anmeldung oder den Download? Leiten Sie ihnen einfach unsere Anleitung weiter:

Anleitung für Mitarbeitende: eezyDMS – Lohnabrechnung herunterladen

👉 Möchten Sie den genauen Ablauf für den täglichen Versand Ihrer HR-Dokumente erfahren? Den detaillierten Leitfaden finden Sie in unserer Dokumentation:

Anleitung: Wie versende ich Lohnabrechnungen und Anhänge (Arbeitszeiten) elektronisch in eezytool?

Bereit für das papierlose HR-Management?

Die Funktion für den HR-E-Mail-Versand steht allen Kunden zur Verfügung, die das Modul eezySalary abonniert haben oder das eezytool Premium-Paket (inklusive eezytool Professional, eezySalary und eezyTime) nutzen.

Der Umstieg auf die sichere Digitalisierung via eezytool und eezyDMS bedeutet, Ihren Mitarbeitenden einen geschützten Zugriff auf ihre HR-Dokumente zu ermöglichen und gleichzeitig den Alltag Ihrer Lohnbuchhalter spürbar zu erleichtern.

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