Fin du papier : comment envoyer vos fiches de paie et relevés d’heures en toute sécurité avec eezytool ?

La gestion administrative de la paie en entreprise peut rapidement devenir chronophage : impression des bulletins, mise sous pli, affranchissement et envois postaux… À chaque fin de mois, ce processus traditionnel pèse sur le temps des équipes RH et sur l'empreinte carbone de l'entreprise.

Pour simplifier cette gestion tout en garantissant une confidentialité absolue,eezytool permet de dématérialiser l'envoi des fiches de salaire et des documents annexes (comme les relevés d'heures) via un système d'accès sécurisé.

Dans cet article, découvrez les avantages de cette dématérialisation moderne et la marche à suivre pour la mettre en place dans votre organisation.

Pourquoi passer à l'envoi numérique des bulletins de salaire ?

Changer vos habitudes d'envoi vers un format 100 % numérique présente des bénéfices immédiats pour votre gestion RH :

• Un gain de temps considérable : Fini la logistique papier. En quelques clics, vos fiches de paie sont transmises à vos collaborateurs.

• Une sécurité et une confidentialité maximales : Les données salariales sensibles ne doivent jamais être envoyées via de simples pièces jointes par e-mail non chiffrées. Avec eezytool, les documents sont hébergés de manière sécurisée sur la plateforme eezyDMS. Vos collaborateurs reçoivent un lien d'accès, s'authentifient, et téléchargent leurs documents en toute sécurité.

• Une vision globale et centralisée : Si vous utilisez le module eezyTime (inclus dans l'offre eezytool Premium), vous pouvez joindre facilement les relevés d'heures effectuées aux fiches de paie générées dans eezySalary.

• Une démarche moderne et écoresponsable : Vous réduisez drastiquement la consommation de papier et offrez à vos employés une expérience moderne, adaptée au travail à distance ou hybride.

• Un contrôle total et unifié : Fini les allers-retours entre vos différents outils. Tout se fait directement depuis eezytool : vous y consultez les heures travaillées, gérez les absences, contrôlez les fiches de paie et pouvez même procéder au paiement des salaires. Vous déclenchez l'envoi des documents en toute sérénité, en gardant la main sur chaque étape sans quitter votre plateforme RH.

Comment cela fonctionne-t-il dans eezytool ?

La dématérialisation dans eezytool s'articule autour de deux grandes étapes : le paramétrage initial de votre messagerie (à faire une seule fois) et la procédure d'envoi mensuelle.

1. La configuration technique préalable

Avant d'envoyer votre premier bulletin par e-mail, il est nécessaire de renseigner les paramètres de votre serveur de messagerie dans eezytool.

Le conseil pratique : Ces informations dépendent de l'infrastructure informatique de votre entreprise. Nous vous recommandons de solliciter votre service IT ou votre hébergeur pour obtenir au préalable vos accès SMTP (adresse expéditeur, serveur, port, identifiants et type de chiffrement).
Besoin de configurer votre compte ? Consultez notre guide étape par étape :

Comment paramétrer l'envoi des bulletins de salaire par email dans eezytool ?

2. L'envoi des fiches de paie lors de la clôture mensuelle

Une fois votre messagerie configurée, l'envoi des bulletins et des annexes d'heures s'effectue directement depuis le module de paie lors de chaque clôture de fin de mois :

1. Vous vérifiez au préalable que l'adresse e-mail de chaque collaborateur est bien renseignée dans sa fiche.

2. Vous générez vos bulletins comme d'habitude.

3. Vous sélectionnez les destinataires (individuellement ou par lot) et validez l'envoi.

Côté collaborateur (eezyDMS) : Vos employés reçoivent une notification contenant un bouton de téléchargement sécurisé. Après une authentification rapide sur la plateforme eezyDMS, ils peuvent consulter et télécharger à tout moment leur fiche de paie et leur décompte d'heures au format PDF.

Vos collaborateurs ont besoin d'aide pour se connecter ou télécharger leur document ? Transmettez-leur notre guide d'aide :

eezyDMS - Comment télécharger son bulletin de paie?

Vous souhaitez connaître la procédure exacte pour envoyer vos documents RH au quotidien ? Retrouvez le pas-à-pas détaillé dans notre documentation :

Comment envoyer par voie électronique les fiches de salaire et les pièces jointes (saisie des heures de travail) dans eezytool ?

Prêt à passer au zéro papier pour votre gestion RH ?

La fonctionnalité d'envoi d'e-mails RH est accessible à tous les clients ayant souscrit au module eezySalary ou disposant de l'offre eezytool Premium (incluant eezytool Professional, eezySalary et eezyTime).

Opter pour la dématérialisation via eezytool et eezyDMS, c'est offrir à vos collaborateurs un accès hautement sécurisé à leurs documents RH tout en optimisant le quotidien de vos gestionnaires de paie.

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